2020.8.2: Juhatuse strateegiapäev (16. august 2020)

Ettevaatust, MUSTAND!

---

Juhatuse strateegiapäev 16. augustil 2020 sTARTUp Hubis

• Osalesid: Nicolás, Eva, Uku, Märt, Teele, Ursula, vabakuulajana H/GLAM projektijuht
• Juhtis: Eva
• Protokollis: alguses Ursula, siis Märt
• Algus ja lõpp: 14:00-21:00, lõuna kl 17-18:30

Selle poolaasta tegevuste paikapanek

Poolaasta plaan

Kaks kriteeriumi valikuks:

• Aastaplaani elluviimine
• Järgmise aasta plaani ettevalmistamine

Seda punkti juhtis Uku. Vaatasime koos üle töötajate esitatud plaanid. Selgitasime, kas on realistlik ellu viia seni plaanitu (muutunud olusid arvestades) ja et oleks ülevaade, mis toimub. H/GLAM projektijuht rääkis kõigepealt oma mõtetest plaanide osas. Jooksev teema on rahvusvaheline teadusfoto võistlus. Oluline on ka refoto võistlus (ettevalmistamisel) ja GLAM (4 muuseumi huvi on juba olemas, loodetavasti laieneb). KOV-kampaania taaselustamine (viki-rakukesed omavalitsustes), tuleb mõelda vastavate projektide loomise peale. Artiklivõistlus - koostöö ETAG ja Teadusagentuuriga, noorteadlased ja doktorandid rohkem haarata. Vikitsitaadid edenevad ja tuleb edasi edendada. 36 tunni artiklivõistlus eelmise aasta 24 tunni artiklivõistluse jätkuks.

Toimub arutelu, kas paneme juhatuse liikmete pakutud projektidest midagi sinna juurde. Hindame tegevuste mõttekust meie aastagrandis lubatud tulemuste perspektiivist ja teeme vastavad muutused. Kinnitame tegevusplaani ja laseme personalijuhil Phabricatoris peale koosolekut vastava plaani kokku panna.

Töötajate plaanid ja juhatuse mõtted siin: [1]

Kokkuvõtted

H/GLAM projektijuhi kokkuvõte:

• Teadusfoto ettevalmistamine
• Refoto kampaania
• Vikiresidendi tegevused (GLAM, digikultuuriaasta?)
• KOV kampaania (refoto, vikiklubid, koostöö asutustega, meie pakutavate võimaluste pakett)
  • Ursulal kogemus Otepääl vikiklubiga (võiks kokkuvõtte teha, lessons learned) => jäävad jänni tehniliste asjadega, oleks vaja juhendit ja juhendajaid => võiks palgata vikipediste, kes palju toimetavad, projekti juhtima (arutame edaspidi)
  • H/GLAM pr juhi meelest on see refoto jaoks
• Fotoretked (enne sombuseks minekut, või muuseumieksponaatide pildistamine)
• Doktorantide- ja noorteadlaste artiklivõistlus (seos teadusfotoga), eesmärk saada teadlasi vikisse ja sedakaudu motiveerida neid eesti keeles selgelt väljenduma (mis on kõvasti kannatada saanud, sest töö koostamine toimub peamiselt ingliskeelsete allikate põhjal ja tihti ka ingliskeelses töökeskkonnas, juhendajate ja töörühma liikmete töökeeles; ka kvaliteedi (anglitsismid jmt) ja autoplagiaadi teema)
• Vikitsitaatide promokampaania (nt november)
• 36-tunni artiklivõistlus (24-tunni edasiarendus)
  • Mis on formaat, kuidas erineb kirjutamismaratonist (lessons learned, hindamiskriteeriumid)

Kommjuhi kokkuvõte:

• EV102
• Arvamusfestivali koostöö
• Kogukonna arendus (vabatahtlike ja liikmete värbamine -- haridusasutustes, messidel kampaaniad, särgid jmt)
• Karantiiniprojekt (sügisene võimalus, H/GLAM projektijuht pakkus tsitaadivõistlust)
• Sise ja väliskomm: MTÜ teataja, sotsmeedia, pressiteated, kuu vikipedistid jmt
• Üritustel, messidel jmt osalemine

Juhatuse ideed

Ursula:

• Vabatahtlike toimetajate koolitamise kursus, et tõsta Vikipeedia kvaliteeti ja vähendada umbusaldust Vikipeedia kohta eriti õpetajate seas, Ursula rõhutab, et õpetajad tunnevad end julgemalt õpilasi kirjutama suunates, kui nad teavad, et toimetajad kvaliteeti jälgivad ja artikleid sõbraliku tagasiside vormis parandada aitavad.
  • Teele: e-kursus teeb midagi sarnast. Võiks kõik koolituspakkumised meie lehele kokku koguda.
  • Märt: EV100 eesmärk oli sama
  • Uku: 36-tunni võistluse jaoks võiks ka teha nt. toimetajate kategooria
  • Eva: ülikoolides skepsist/vastuseisu enam niivõrd pole, intervjuud gümnaasiumiõpetajatega/õpilastega edulugudest
  • Märt: Miljon+ raames on keeletoimetamise jaoks materjale toodetud + väljendusõpetus
  • H/GLAM pr juht: rääkida läbi Riina Reinsaluga jt-ga
  • Eva: Õpetajakoolituse kavadesse sisse
  • Ursula/Märt: Riikliku õppekava arendusse panus anda
  • H/GLAM: väljendusõpetuse kursusse on olnud vastuseis, selle lisamine keeruline olnud
    • Ursula: kogukonna, teaduskirjutamise dimensioonid on olemas, see on hea ülesanne üliõpilastele
    • Märt: oma abstrakt vikipeediasse seostub
• Kooliõpilaste huvitegevuse toetamine Vikiasjadega
  • Nimekiri meie pakkumistest ja selle turundamine
• Uuring Vikipeedia usaldusväärsusest
  • Uku: võiks standardida?
  • Märt: kas juba WMF või keegi ei tee? Eeskujuks võtta
  • Eva: mõni sotsioloog leida
  • Ursula: Peale 18. augustit teen ära algvariandi arutamiseks, mida lisada/muuta
  • Eva/Märt: Policy rubriigis peaks olema kirjas, et kas Vikipeediat saab kinni panna ja kellel see võimalus on?
• Terminitöö, Vikipeedia kui terminitöö ja selge eesti keele arendamise abivahend (analoogselt inglise Wikipediaga, kust saab vaadata, kuidas millestki kirjutatakse ka keele mõttes)
  • Vikipeediasse või vikisõnastikku?
  • Märt: Nüüd on terminid CC BY, vt https://term.eki.ee/ terminoloogiatöö avalik keskkond, millega kõik võivad liituda
  • Märt: Mis on selle roll tõlkija töös? Kas me konkureerime kellega ja kuidas?
  • Ursula: Terminikogu annab definitsiooni, Vikipeediast näeb konteksti, uute terminite puhul eesti vaste võimalikke variante ja ka nn rahvakeelset kasutust (nt kullinokad).
• kodulooliselt huvitavatele koolidele pakkuda meie poolt juhendaja, kes lapsi juhendaks ümbruskonnas fotosid tegema ja neid üles laadima. Huvitegevuse pakkumine, koolile võiks sobida.

Uku:

• Digikultuuri tulevik: videod ja või loengud veebis digikultuuri ja viki teemadel, mis ühendavad teiste projekte meie omadega, kutsume osalejaid, nt paneeldiskussioonid, need asendavad üritusi koroona ajal
• Rakenduskõrgkoolide, sh muusikakoolide kaasamine, koguda muusikute helisalvestisi, võistlus, motivaator muusikatudengitele auhinnad ja tutvustamine või tuntus
  • Teele: pärimusmuusika võistumängimine on sarnane
  • Märt: vaba tantsumuusika eksiperimendi tegin kunagi, kus DJ-d mängivad CC muusikat
  • Eva: saab teha võistluse koos sobiva statuudiga, auhind võiks olla, Valgrega on olukord selge, looming on vabalt kasutatav (ainult sõnade autorit peab jälgima, et oleks ka vaba kasutusega)
  • Märt: nt Nublu artistiajalugu on seotud piraatsämplite vmt kasutamisega, ta pidi konvertima oma hittlood legaalseks paari aasta eest -- tema või mõne saranste probleemidega kokkupuutunud artisti veenmisega meile kaastööd tegema võiks olla väga kasulik.

Märt:

• Video vormis õppematerjalide ja videokonverentside/seminaride tootmine nende teemal (meil on pooleli asju sel teemal)
• Andmeimpordid selle aasta plaani täitmiseks ja järgmise aasta ettevalmistamiseks suunaga Estonica/EE importimiseks ja Vikipeedia ökosüsteemiga ühendamiseks (see on mh ettepanek järgmise aasta üheks suurprojektiks)
  • Estonica osas kõhklusi ja eriarvamusi (Eva, Ivo)

Vaja teha veel

• Autoriõiguse direktiivi muudatused lähevad kooskõlastusringile sügisel.
• Veebilehe tellimine on jätkuvalt üleval ja peaks lõpule jõudma igal juhul.
• Märt: Kuna refoto tuleb igal juhul, siis on kogu fotovärk teema, me võiks koostööd laiendada fotograafide ja ühingutega, nt koolitused, digikoolitused vmt materjalid.
• Märt: Minu jaoks on segane, kuidas me saavutame oma GLAM valdkonna eesmärgid ja mis need on, sj kuidas on me digiresidendi ideest saame vikiresidendi.

• +Töövõtulepingud nende tegevuste/suundade toetuseks (selle jaoks mh eraldi päevakorrapunktid, vt järgmine punkt, sh koos punktidega #Ühingu rahaline seis ja eelarvestamine ja #Töötajate värbamise mudel).

Võimalike töövõtulepingute ajurünnak

Huvid langesid juhatuse koosolekul moodustatud töörühmas peamiselt kolme projekti peale, mille rahastamiseks korraldab H/GLAM projektijuht tööjuhendid:

• KOV-kampaania
• Andmeimpordi projektid
• Video vormis õppematerjalide ja seminaride koostamine

Kokkuvõte

Tundub, et koosoleku alguses mainitud kahele valiku kriteeriumile võib lisada:

• Võimaldab kulutada ära koroona jmt tõttu kasutamata jäänud raha töövõtulepingutele
• Töövõtulepinguga saab viia ellu võimalikult mitut/olulist meie selle ja järgmise aasta eesmärki korraga

Töövõtulepingud tulevad ilmselt otsustamisele koosolekut kokku kutsumata, sest nendega on kiire, selle aasta sees tehtavate projektide nimekirja on vaja sügisese töö plaanimiseks ja personalijuhi töö efektiivseks roteerimiseks Ursulale.

Ühingu rahaline seis ja eelarvestamine

Vaatame üle meie eelarve ja otsustame selle põhjal kui palju millistele projektidele raha anname. Kui on vaja mingite projektide osas täpsemat hinnangut töötajatelt, siis kaardistame need projektid ära ja küsime peale koosolekut töötajatelt üle. Siia alla läheb ka täiendavate projektitööliste värbamine. Punktile vastas Eva, täpsustas H/GLAM projektijuht.

• Eelarve põhjal arvestatud kulutused ja pangakontodel olevad summad ei klapi, erinevus 3000 euro ringis.
• Erinevus tuleneb sellest, et auhinnafondi rahasid maksti grandikontolt, aga sponsorid kandsid summa arvelduskontole.
• Täpne kulutuste seis on teadmata, st hinnanguliselt summad siiski klapivad, aga täpseid summasid ja eelarveridu pole võimalik välja tuua.
• Teele: võiks olla arvutustabel eelarve ja jooksvate kulude kohta
• Eva pole valmis seda pidama, aga sellest võiks abi olla

Otsus: hakkame raamatupidajale esitama kulusid kulukoodiga eelarvest, mis teeb jooksvate kulude tabeli pidamise võimalikuks. Kulukoodid paneme üles oma vikisse kuskile Wikimedia Eesti kulude hüvitamise kord ja Wikimedia Eesti rahanduspoliitika kanti ning vajadusel tutvustame neid ka kulutusi tegevatele vabatahtlikele koos sellega, kuidas raamatupidajale kulusid teatada.

Hinnanguliselt võib meil olla võimalik kasutada täinedavateks töövõtulepinguteks sel aastal 10 000 kuni 15 000 eurot, täpne summa pole teada, aga sisuliselt on meil kulutatud töövõtulepingutele praegu reserveeritud 4000 eurot (millest pool on digikultuuriaasta partnerlusest saadud, st meie omakulu ainult 2000), ja meil on ilmselt võimalik kulutada veel 2x-4x samapalju. Kuna meil on aastagrandi kinnitamise üksikasjadest tulenevalt vabadus eelarvet kohendada 15 protsendi ulatuses, siis annab see küllalt suure, kuid mitte lõputu vabaduse olemasolevaid kulutusi teistele ridadele tõsta. Täpsed võimalused vajavad arvutamist.

Lisaks on meil täiendavaid grandirahasid 4000 eurot, mida saame samuti töövõtulepingutele kulutada, aga kuigi need pole tähtajalised, siis nende sihtotstarve on autoriõiguse/policy selgitamine (materjalide koostamine, vormistamine, avaldamine ja sellega seotud ürituse korraldamine).

Kokku on meil töövõtu vmt lepingute jaoks sobivat raha kuni 15 000−2000+4000=17 000 eurot (võimalik, et veelgi rohkem, aga see vajab kinnitamist), kui seda kulutada mh teenust sisse ostes ja mitte makstes tööjõumakse, siis võib võimalike töölõikude/sisseostetavate projektide hulk tõusta.

H/GLAM projektijuht: Kui meie järgmise aasta eelarve kinnitatakse lubatud mahus, siis oleks meil võimalik tõsta töökohtade arvu 0,25 koha võrra, sh saame järgmisel aastal käesolevate plaanide raames tööl hoida 1,75 koha jagu töötajaid. Kui taotleme WMF-ilt täiendavat raha, siis oleks võimalik selle võrra kohti suurendada, mh on teoreetiliselt võimalik osa järgmise aasta töövõtu- ja või töölepingute tasudest maksta ette selle aasta sees nt teenuste sisseostmise, töövõtulepingute sissemaksetena vmt viisil.

Märt: meil on põhimõtteliselt võimalik pidada järgmisel aastal ka sisuliselt täiskohaga tegevjuhti, seega on meil dilemmad töövõtulepingute ja töötajate värbamise mudeli ühitamisel ning peaksime otsustama, mis on meie ühingu arengule kõige kasulikum on.

2021 strateegia

Kuigi strateegia sai osaliselt arutatud muude punktide osana, siis eraldi arutelu lükkub järgmistesse koosolekutesse, mille aeg ja vorm jäi esialgu kokku leppimata. Märt: võime tellida töövõtulepinguga või teenusena meie järgmise aasta plaani ja eelarve koostamise.

Koosoleku päevakorra täitmine lõppes siin.

---

Eesmärkidest fookuspunktide valimine järgmiseks aastaks

Valime välja kolm fookuspunkti Wikimedia Eesti eesmärkidest. Paneme paika valdkonna kaupa ootused aastaks 2021 (võtteks näiteks 2020 granditaotluse). Seda võiks juhtida Nicolas

Töötajate värbamise mudel

Kui töötajate värbamise mudel on olemas ja poolaasta plaan samuti, siis võiksime arutada, milliseid töötajaid järgmise poole aasta jooksul juurde oleks vaja ja paneme paika järgnevad sammud selleks sh. vastutajad. Seda punkti võiks vedada Märt.

Kalendriplaani kujundamine

Paneme paika järgmise aasta suuremad ja kindlalt toimuvad üritused ja fikseerime need juba kuupäevaliselt ära (vähemalt esialgu). Muude ürituste osas vaatame backlogi ja küsime töötajate sisendit hiljem. Seda võiks juhtida Uku.

Eelarvestamine

Arutame, palju meil oleks vaja nende tegevuste jaoks täiendavat rahastust, ja mõtleme välja, kuidas on kõige parem seda WMFilt küsida. Seda võiks juhtida Eva.

Lisateemad kui jääb aega

Kalender

Teele soovib luua visuaalset kalendrisüsteemi, mida personalijuht, töötajad ja juhatus saaks kasutada projektide paremaks planeerimiseks. Kontseptsiooni arutavad kokku Teele, Märt ja Uku eraldi kohtumisel. Teele võiks strateegiapäeval tutvustada leitud lahendust.