Wikimedia Eesti rahanduspoliitika

Wikimedia Eesti rahanduspoliitika võeti ühehäälselt vastu MTÜ Wikimedia Eesti juhatuse koosolekul 21. jaanuaril 2014. Poliitika koostamisel olid aluseks teiste Wikimedia haruorganisatsioonide (eelkõige Wikimedia UK ja Wikimedia DC), Eesti mittetulundusühenduste ja ettevõtete vastavad dokumendid, Eesti tööseadustik ning Wikimedia Foundationi mõnede allüksuste (eelkõige Grant Advisory Committee ja Funds Dissemination Committee) reeglid, nõuded ja soovitused.

Rahanduspoliitika uuendati 7. märtsil 2023 juhatuse ühehäälse otsusega. Seejuures võeti arvesse reaalelulisi vajadusi ja väljakujunenud praktikaid ning parandati mõtteselgust ja üldist sõnastust.

1. Rahanduspoliitika eesmärk

Rahanduspoliitika eesmärk on tagada Mittetulundusühing Wikimedia Eesti (WMEE) finantsegevuse kooskõla vastavate rahvusvaheliste ning riiklike seaduste, mittetulunduslike organisatsioonide ja Wikimedia Foundation’i finantstegevusliku hea tavaga.

2. Finantstegevuse üldised põhimõtted

Wikimedia Eesti (WMEE) rahanduspoliitika üldpõhimõtted on:

1. WMEE varade kaitsmine kaotuste, kahjustuste või võimaliku pettuse eest.
2. WMEE varade kasutamine ühingu eesmärkide saavutamiseks võimalikult tõhusal moel.
3. WMEE varasid puudutavade ohtude hindamine ja haldamine.
4. WMEE varasid puudutavatele ohtudele vastavate kontrollmehhanismide sisseseadmine ning rakendamine.
5. WMEE finantstegevuse registreerimine vastavalt rahvusvahelistele ja riiklikele seadustele ning heale raamatupidamistavale.
6. WMEE finantsaruandluse selguse ja läbipaistvuse tagamine.
7. WMEE finantstegevustega seotud õiguste ja kohustuste jagamine võimaliku üleliigse kohustuskoormuse ning liigse võimu koondumise vältimiseks.

3. Finantstegevuse kavandamine

1. WMEE koostab igaks finantsaastaks ühingu tegevuskavaga kooskõlas oleva aastaeelarve. Selle eest vastutab juhatus.
2. WMEE järgneva aasta eelarve visand peab olema valmis vähemalt üks kuu enne finantsaasta lõppu. Eelarve on vabalt kättesaadav ühingu liikmetele.
3. Aastaeelarve peab olema planeeritud tasakaalus või ülejäägiga. Erandid on võimalikud juhatuse otsusega hästi põhjendatud juhtudel.
4. Üksikprojektide töö ja eelarve tuleb planeerida nii, et see ei kahjustaks organisatsiooni jätkusuutlikkust. Kui rahastamine pole kindel, peab olema võimalik kas korraldada projekt väiksemas mahus, edasi lükata või leida alternatiivne rahastus.

4. Tulupoliitika

1. WMEE tulupoliitika eesmärk on mitmekesistada tulubaasi, et tagada organisatsiooni jätkusuutlikkus.
2. Toetuste, eraldiste ja grantide taotlemisel lähtutakse finantseerimisallikate nõuete kohalduvusest WMEE tegevuspõhimõtete, väärtuste, strateegiliste eesmärkide ja programmide eesmärkidega.
3. Kõik dokumendid on WMEE liikmetele kättesaadavad ja eriprojektidest teavitatakse inimesi eraldi.
4. Sihtotstarbeliste annetuste saamisel sõlmitakse annetajaga annetusleping, mis sätestab annetuse kasutamise tingimused, kusjuures kõikidest sõlmitud annetuslepingutest teavitatakse kõiki ühingu liikmeid.

5. Kulupoliitika

1. Üle 500-eurosed kulud peavad olema kooskõlastatud WMEE juhatusega. Vajadusel eraldi põhjendada ka müüja või teenuspakkuja valikut, kui kaalutud on mitmete valikute vahel.
2. Võimaluste piires planeerib juhatus koostöös tegevjuhiga kõik kulud iga-aastasesse eelarvesse.
3. Kõik kulutused peavad olema kaetud kuludokumentidega (arved, kviitungid, lepingud jms) või kulude kompenseerimise taotlustega.
4. Sularahaoperatsioone tehakse ühingus minimaalselt.
5. Kõik 700 eurot ületavad soetused võetakse arvele WMEE põhivarana ning põhivara soetamisest teavitatakse kõiki ühingu liikmeid.
6. Tehtud kulud on avalikud.

6. Pangakaartidega arveldamine

1. Deebet- ja krediitkaartide kasutuselevõtu või kasutamise lõpetamise otsustab WMEE juhatus. Kaardivaldaja(d) määratakse juhatuse otsusega ning juhatus vastutab kaardivaldajale kaardi kasutamiseks tarviliku teabe edastamise eest.
2. Kaardivaldaja vastutab maksekaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest.
3. Maksekaarti võib kasutada ainult töö- või teenistusülesannete täitmiseks vajalike tehingute tegemiseks. Isiklike ostude tegemine WMEE deebet- või krediitkaardiga on keelatud. # Kaardivaldaja on kohustatud hüvitama maksekaardi mittesihipärase kasutamise ning kaardivaldaja süül rikkumise, hävinemise või kaotsiminekuga ühingule tekitatud kahju.
4. Kaardivaldaja ei tohi avaldada WMEE deebet- või krediitkaardi isiklikku identifitseerimisnumbrit (PIN-koodi) ega paroole kolmandale isikule. Kaardivaldaja ei tohi anda WMEE deebet- või krediitkaarti kolmanda isiku valdusse ega jätta järelvalveta kohta, kust see võiks sattuda kolmanda isiku kasutusse.
5. Kaardivaldaja kohustub hüvitama kõik kulud, mis on tekkinud kaardi kolmanda isiku valdusse sattumisest, kui ta ei tõenda, et see ei toimunud tema süü tõttu.
6. Kaardivaldaja esitab WMEE juhatusele või viimase korraldusel raamatupidajale kõikide kuu jooksul tehtud kaarditehingute algdokumendid või majanduskulude aruande koos algdokumentidega hiljemalt järgneva kuu viiendaks tööpäevaks. Algdokument peab olema vormistatud kooskõlas WMEE kuludokumentide vormistamise eeskirjaga.
7. Algdokumentide vastavust kehtestatud nõuetele ja tehtud kaarditehingute sihtotstarbelisust kontrollib WMEE juhatuse liige või viimase korraldusel raamatupidaja.

7. Kontrollmehhanismid

1. WMEE pangakontodel talletatud finantsvaradele peab olema ligipääs vähemalt kahel juhatuse liikmel, tegevjuhil ning raamatupidajal.
2. Varasid inventeeritakse vastavasisulise juhatuse otsusega.
3. WMEE vara õiguspärase kasutamise ja organite tegevust kontrollib revisjonikomisjon, kuhu kuuluvad vähemalt kaks selleks otstarbeks üldkoosolekul määratud füüsilisest isikust liiget, kes ei kuulu ühingu juhatusse. Revisjonikomisjoni liikmetel on vaba ligipääs kõigile rahandusdokumentidele.
4. WMEE raamatupidamist korraldatakse vastavalt rahvusvahelisele ja riiklikule seadusandlusele, raamatupidamise heale tavale ning ühingu raamatupidamise sise-eeskirjale.

8. Aruandlus

1. Grantide, toetuste ja muu rahastusega seotud aruandlus peab valmima rahastusnõuetes sätestatud tähtaegadeks ja formaatides. Aruandluse vaatab üle WMEE juhatus.
2. Wikimedia Eesti eelmise majandusaasta aruande visand peab olema valmis hiljemalt järgmise majandusaasta veebruari lõpuks.
3. Revisjonikomisjonile tuleb anda vähemalt kaks nädalat majandusaasta aruande visandi läbivaatamiseks enne selle esitamist WMEE üldkoosolekule kinnitamiseks. Revisjonikomisjoni liikmed on kohustatud esitama üldkoosolekul oma arvamuse majandusaasta aruandest (sh kirjalikult).
4. Majandusaasta aruande kinnitab WMEE üldkoosolek enne vastavat seaduses ettenähtud tähtaega.