WMUK eksperdihinnang WMEE-le (2013)

2013. aasta aprillis andis Wikimedia Suurbritannia haruorganisatsiooni Wikimedia UK esindaja Fae Wikimedia Eestile eksperdihinnangu. Vaatluse all oli organisatsiooni üldine toimimine. Ülevaade ei hõlmanud strateegiat ega konkreetseid projekte, samuti eestikeelsete Wikimedia projektide olukorda ja tulevikku.

Algtekst on avaldatud siin: http://meta.wikimedia.org/wiki/User:F%C3%A6/sandbox#WMEE_Peer_review

Eestikeelse tõlke tegi Kasutaja:Daniel charms.

Kokkuvõte

WMEE on võrdlemisi väike haruorganisatsioon, millel on kolmeliikmeline juhatus ning 30 registreeritud liiget. Ka nende eelarve on tagasihoidlik - paari tuhande euroga on võimalik katta suur osa organisatsiooni aastastest tegevuskuludest. Organisatsioon kaalub esimese palgalise töötaja värbamist, kuid konkreetsemaid samme pole selleks veel välja pakutud. Finantsaruandlus on paigas ning väljastpoolt on kaasatud raamatupidaja, kes aitab tagada, et aastaaruanne oleks üksikasjalik ja täpne.

Eesti valitsus on propageerinud haruorganisatsioonile sarnaseid vaateid avatud kirjastamisest ning avatud teadmistest; neid võimalusi tuleks ära kasutada, kuid see nõuab kõige aktiivsematelt vabatahtlikelt suurt tööd. Tasakaalu leidmine haldus- ja juhtimisülesannete ning programmide ja rahastamistaotluste õigeaegse üleandmise toetamise vahel jääb juhatusele seni, kuni selle liikmed korraga mõlemaga peavad tegelema, suureks probleemiks.

Kui WMEE peaks tulevikus palkama püsivat personali või lepingulisi töötajaid, vajab terve rida valdkondi ülevaatamist ja täpsustamist. Käesolevas hinnangus antud soovitused tuleks nõuannete alusel arendada selgemini määratletud tegevusteks ja arengukavaks, nii et üleminek toimuks välditavaid riske võtmata.

Fæ (talk) 12:36, 16 April 2013 (UTC)

Eksperthinnangu ulatus

Tegemist on formaalselt struktureerimata ülevaatega sellest, kuhu WMEE on tänaseks jõudnud, mis on selle teadaolevad probleemid ning aruteluga sellest, mida võiks eeloleval aastal paremini teha ning milliseid soovitusi WMEE juhatusele anda võiks.

Hinnang on koostatud võrdlemisi nappide vahenditega; selle aluseks on Raul Veede (WMEE) ja Ashley Van Haefteni (WMUK) Etherpadi ja Skype’i vahendusel toimunud diskussioon, millele mõlemad pühendasid hinnanguliselt päeva-poolteist, sh kõnele kulunud aeg, ettevalmistused kirja teel ning kokkuvõtte kirjutamine. Üheks loodetavaks tulemuseks on kasutada saadud kogemust selleks, et kõneleda aprillis Milanos toimuval Wikimedia konverentsil virtuaalseid suhtlusvahendeid kasutava eksperthinnangu raskustest, tugevustest ning võimalikest viisidest, kuidas protsessi parandada.

Skype/Google Hangout vestlus toimus pühapäeval, 14. aprillil 2013 kell 14 (GMT) ning kestis 2 tundi.

Diskussiooni lähtepunktiks olid vastastikuse eksperthinnangu juhtnöörid <http://meta.wikimedia.org/wiki/Peer_review> ning küsimustik <http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Chapters_Association/Governance/Checklist#Mission_and_Plan>.

Eelnevalt esitatud dokumendid:

[1] http://et.wikipedia.org/wiki/Vikipeedia:Pressi%C3%BClevaade - ülevaade Wikipedia kajastamisest eelkõige ajakirjanduses alates aastast 2004.

[2] Liikmetele e-postiga saadetava uudiskirja näidisnumber ("MTÜ Teataja nr 69"). Minevikus on neid saadetud kord nädalas, praegusel ajal harvem. Uudiskiri kajastab eelseisvaid sündmusi ning meediahuvi. See saadetakse Wikimedia Eesti uudisgruppi <wikimedia-eesti@googlegroups.com>.

[3] e-kirjaga "WMEE documents, vol. 3" saadetud 8 WMEE strateegiadokumendi näited. WMEE kodulehel <et.wikimedia.org> kehtivaid strateegiadokumente ei ole. Lehte on kavas täiendada juunikuus, kui vabatahtlikel on rohkem aega.

[4] "WMEE aastaaruanne 2012" ('WMEE 2012 Aruanne_80316310_1364723135.pdf'), e-posti teel. Avaldatud 03.12.2012, näib struktuurilt olevat sarnane tavalisele tegevusaruandele ning sisaldavat möödunud aasta finantsaruannet ning mitut lehekülge selle üksikasjalikumat jaotust kuni 100 eurost väiksemate summadeni.

[5] http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Eesti/Wikimedia_Eesti_News

[6] WMF-ile kirjutatud grandiaruanne: http://meta.wikimedia.org/wiki/Grants:Wikimedia_Eesti/2012/Report

Õiendus

Nii nagu igas teiseski auditis või hinnangus, on siin esitatud ainult väike osa tõendusmaterjalist. Soovitusi ning nendest tulenevat tegevuskava tuleks seetõttu ka tõlgendada sellest lähtudes. Juhatus ja vabatahtlikud peavad seega ise andma tõendusmaterjalidele ja riskidele üksikasjalikuma ja realistlikuma hinnangu.

Ülevaade WMEEst kui organisatsioonist

Tegevusaeg juriidilise isikuna.

Registreeritud mittetulundusühinguna (MTÜ) aastal 2010, seega 3 aastat.

Teadaolevad probleemid.

Lahendamata kaebusi ega suuremaid probleeme ei ole.

Palgaline personal või muud andmed organisatsiooni ja selle juhtimise kohta

Juhatus koosneb kolmest liikmest ning palgaline personal puudub. Esimeest ega sekretäri pole põhikirjas ette nähtud. Kõik kolm juhatuse liiget vastutavad arvepidamise eest ühiselt viieaastase vastutusperioodiga pärast juhatusest lahkumist.

Küsimused ja vastused

Missioon ja tegevuskava

WMEE missioon on esitatud eesmärkidena põhikirjas:

http://et.wikipedia.org/wiki/Vikipeedia:MT%C3%9C_Wikimedia_Eesti/Bylaws

Strateegiat on liikmete seas põhjalikult arutatud, jõudmata siiski seni mingi lahenduseni, kuigi eksisteerib mitu erinevat selle kavandit.

Grantide nõuandekomiteele (GAC) on esitatud ning seal heaks kiidetud kolm granditaotlust. Grandiprojektide teostamise ja nende aruandluse tulemusena on saadud palju väärtuslikke kogemusi, nii et kavad ja neid toetavad prognoosid on täpsed.

Vaata:

http://meta.wikimedia.org/wiki/Grants:WM_EE/2012

http://meta.wikimedia.org/wiki/Category:Grants:WM_EE

https://meta.wikimedia.org/wiki/GAC

Väikesele haruorganisatsioonile kujutab see endast suurt halduskoormust. [S1 Suurendada tasustatud haldustoe osakaalu]

Juhatus

Juhatuse liikmed vastutavad seaduse järgi MTÜ varade eest kuni 5 aastat pärast juhatusest lahkumist.

Tasuda kaaluks vastutuskindlustuse korraldamist. Hetkel selline kindlustus puudub ning see ei pruugi Eestis võimalikki olla. [S2 Nõustamine vastutuskindlustuse osas]

Kaks juhatuse liiget on saanud MTÜde rahastamise ning vabatahtlike koordineerimise alast koolitust. Olemas on Eesti Vabaühenduste Liidu toetus. [S3 Koolituste protokollid]

Senini on veel esitamata huvide deklaratsioonid. Erinevust huvide deklareerimise ning tegeliku lahendamist või tegutsemist vajava huvide konflikti vahel sai selgitatud ning seda oleks kasulik organisatsioonisiseselt arutada. [S4 Deklaratsioonid]

Juhatuse koosolekud toimuvad enam-vähem kord nädalas või siis vähemasti kord kuus. Koosolekud on formaalselt protokollitud, kuigi kogunenud on paari kuu jagu veel avaldamata protokolle, ent liikmed saavad uudiskirja kaudu värskemat infot.

Igakuine finantsaruanne puudub. Raamatupidamist tellitakse väljastpoolt, kuid ainult aastaaruande jaoks. Tehinguid on kuu jooksul väga vähe, nii et igakuine aruanne oleks liialt kallis või koormav. [S5 Aruanded]

Juhatuse liikmeid ei ole kogukonnast väljastpoolt püütud leida. Abi võiks olla juriidiliste kogemustega professionaalidest. [S6 Juhatuse võimete tasakaalustamine]

Liikmed ja kasutajad

Organisatsiooni kuulub 30 liiget, mistõttu kolmeliikmeline juhatus tundub olevat üsna mõistlik. Enamik liikmeid elab ühes kahest suuremast linnast. Üritused kipuvad seetõttu toimuma lahus. Näitused ja vikisse postitatud teated toimivad hästi.

Meediakajastus on organisatsiooni tuntust suurendanud. Väikese haruorganisatsiooni avaliku mõju seisukohast on tulemused olnud muljetavaldavad. Kommunikatsiooni eest vastutavatele vabatahtlikele tuleks nende töö eest tunnustust avaldada.

Juhtimine ja areng

Tulemuslikkuse võtmenäitajaid veel paigas ei ole; mõningal määral sai siiski arutatud vajadust seda teha enne palgaliste töötajate värbamist. [S7 Tulemuslikkuse aruanded]

Personal

Palgaline personal hetkel puudub. Üldine seisukoht on, et osalise tööajaga personal aitaks projektide ja kommunikatsiooni juhtimist märgatavalt edendada. Inimeste palkamine töövõtulepinguga oleks mõeldav, kuid sellega kaasneksid värbamise ja tegevuse järjepidevusega seotud kulud. [Vt. S1]

Ligipääsetavus ja läbipaistvus

Pressikokkuvõtteid ei ole meta lehel avaldatud, kuna neid ei ole inglise keelde tõlgitud; küll on nad aga olemas WMEE lehel. Meta sisaldab uudiskirjade kokkuvõtteid.

<http://meta.wikimedia.org/wiki/Reports> aruanded - WMEE ei koosta hetkel igakuiseid tegevusaruandeid, mida meta lehel avaldada. Ehk oleks igakuise tegevusaruande variandina postitada link liikmetele meili teel saadetavale uudiskirjale. Teha seda inglise keeles ei oleks kohustuslik. (Vt. S5)

Laekunud kaebused puudutavad pigem eestikeelse Vikipeedia sisu; mõnikord on tegemist pressihuviga. EE ootejärjekord OTRS-is puudub. Ametite eristus peaks enne personali paikapanemist olema selgem. Selgelt reglementeeritud lokulöömise poliitka puudub, kaebusi väljendatakse tavaliselt meililistis ja aruteludes. [S8 Lokulöömine]

Rahalised vahendid

GAC (grantide nõuandekomitee) protsessist tulenevalt on finantsseis aastaks ette planeeritud ning selle aruandlus avalik.

Materiaalsed vahendid

Olemas on üks sülearvuti ja üks skanner; need on ühe ja sama inimese käes.

Partnerid

Praktiliselt valmis on üks suuremahulisem rahastamisettepanek (Vastavalt S1-le - rahade haldaja tööaeg peaks ilmselt olema vähemalt osaliselt tasustatud).

Kooskõlastatud soovitused

(Märkus: aruande kirjutamise hetkel pole neid veel WMEE juhatusega kooskõlastatud)

Alljärgnevad soovitused on mõeldud esitamiseks WMEE juhatusele, kes neile seejärel kontrollitud tegevustega vastab (WMEE juhatuse koosolekute tavapäraste protokollide kaudu, mitte siin). Oleks hea, kui WMEE saaks viidata neid soovitusi puudutavatele tõendusmaterjalidele, mille kaudu saaks jälgida, kas nad on organisatsiooni poliitikat mõjutanud või muutnud, või on need hiljem juhatuse poolt mingile lühemaajalisele tegevusele tuginedes tagasi lükatud.

S1 Suurendada tasustatud haldustoe osakaalu.

Eksisteerib erinevaid võimalusi valitsusasutustelt grantide taotlemiseks, kuid need nõuavad märkimisväärseid ajalisi ressursse, milliseid vastavate oskuste või kogemusteta vabatahtlikel on raske püsivalt panustada. Oleks ehk mõistlik lisada järgmisele GAC taotlusele ettepanek lisarahade maksmiseks, et hankida selleks tasustatud tuge, enne kui kõik võimalused lõplikult mööda on lastud.

Juhatus on väga väike ning kuigi raamatupidamises kasutatakse mõningast välist tuge, võiks olla kasulik seda laiendada, nii et see hõlmaks ka rohkem dokumendihaldust, näiteks koosolekute seaduse järgi nõutavate protokollide kohest avaldamist ning abi igakuiste finants- ja tegevusaruannete järjepideval avaldamisel, et tagada tegevuse piisav läbipaistvus.

S2 Nõustamine vastutuskindlustuse osas.

Juhatuse liikmete vastutus ühingu rahaliste ja materiaalsete vahendite eest jääb kehtima veel mitmeks aastaks pärast juhatusest lahkumist. Hetkel näib see olevat piiramatu. Võimalik, et Eesti seadusandluse alusel on see MTÜ-de puhul normiks, kuid sellest hoolimata oleks mõistlik, kui selles vallas omataks juriidilisi nõuandeid ning mõeldaks sellele, kuidas WMF saaks aidata kaasa sellele, et tulevased grandid omaks professionaalset vastutuskaitset. Eriti oluline on see juhul, kui tulevikus soovitakse värvata palgalist personali, kuna olukorras, kus midagi valesti on läinud - näiteks juhul, kui WMEE vastu on esitatud kahjunõue - võib juhatuse võimu tasustatud personaliliikmele delegeerimise tähenduse osas kiiresti segadus tekkida.

S3 Koolituste protokollid.

Juhatuse liikmetele on tehtud koolitusi. Oleks hea, kui EE avalikus vikis oleks lehekülg, mis koolitusi protokolliks; see võiks potentsiaalselt laieneda ka haruorganisatsiooni aktiivsematele vabatahtlikele. Tasuks kaaluda, kas sellest piisab ning kas järgmises granditaotluse eelarves peaks “juhatuse professionaliseerumise” osana selle jaoks olema eraldi rida.

S4 Deklaratsioonid.

Avalikus vikis peaks olema avaldatud huvide deklaratsioonid. See aitaks veenda nii kogukonda kui avalikkust, et juhatus tegeleb oma isiklike huvide teadvustamisega ning võimalike tekkivate huvide kontrolli all hoidmisega. Selline hoiak aitaks suurendada kindlustunnet ning oodata juhatuse liikmetelt potentsiaalsete huvide deklareerimist on mõistlik isegi siis, kui hetkel mingeid tegelikke või aktiivseid huvide või lojaalsuskonflikte rahaliste huvidega seoses ei eksisteeri. Sisepoliitika paikapanemisel võiks abi olla WMF-i või WMUK huvide deklareerimise poliitikast. <http://wikimediafoundation.org/wiki/Guidelines_on_potential_conflicts_of_interest>

S5 Aruanded.

Kuigi organisatsiooni eelarve on väike, võiks ainult aastaaruande esitamise asemel olla kasulikum hakata nii finants- kui tegevusaruandeid esitama kord kvartalis. Neile linkimine lehel <http://meta.wikimedia.org/wiki/Reports> oleks globaalsele kogukonnale kinnituseks, et WMEE rakendab järjekindlalt oma parimaid praktikaid ning meie eesmärke läbipaistvuse ja avatuse osas. See võib suurendada administratiivkoormust (vt. S1), kuid kvartaliaruandeid oleks lihtne aastaaruande koostamise hõlbustamiseks ühte koondada.

Üheks võimaluseks oleks liikmetele mõeldud uudiskirja põhjal igakuiste kokkuvõtete avaldamine avalike e-kirjadena. Kui need saadetaks ühte Wikimedia avatud meililistidest, oleks nende arhiveeritud versioonidest abi ka organisatsiooni aruannete meta-lehekülje täiendamisel. Need ei pea olema ingliskeelsed.

S6 Juhatuse võimete tasakaalustamine.

Praegune juhatus on väike ning seetõttu puuduvad sellel mitmed vajalikud oskused. Lisaks vajadusel nõustamise eest tasumisele võiks kaaluda ka juhatuse liikmete arvu suurendamist, värvates juhatusse sellest huvitatud professionaale (olgu siis juhatuse liikme või tavalise nõustajana). Juriidilise taustaga inimese leidmine aitaks juhatuse üldist oskuste taset tunduvalt tõsta, kuid sellist inimest ei pruugi organisatsiooni praeguste liikmete ega Eesti Wikimedia kogukonna seas leiduda. Kaaluda tasuks vastavate reklaamide avaldamist kohalikus MTÜ-dega seotud meedias.

S7 Tulemuslikkuse aruanded.

Kuigi strateegia eksisteerib hetkel ainult visandina, tasuks sellest kasutusele mõned organisatsiooni missiooniga seonduvad tulemuslikkuse näitajad. Võrdlemisi lihtne oleks aastakoosoleku protsessi osana lisada aastaaruandele näiteks andmed toimunud sündmuste arvu ja külastatavuse kohta, mõju- ning liikmete rahulolu uuringute tulemused. Pikaajaliste trendidena (mitme kuu või aasta perspektiivis) esitatuna võib see märgatavalt hõlbustada hinnangu andmist sellele, kas toetatavad tegevused aitavad täita organisatsiooni eesmärke.

S8 Lokulöömine.

Nii üldise hea tava mõttes kui ettevalmistusena personali palkamisele oleks kasulik omada selget lokulöömise poliitikat või protsessi. Sellega oleks tagatud, et nii tavakodanikel, WMEE liikmetel kui personali liikmetel oleks olemas selge, lihtne ja sõltumatu moodus WMEE suhtes tõsiste kaebuste esitamiseks ning nad võksid olla kindlad, et kaebus registreeritakse, see jõuab juhatuseni ning lahendatakse sõltumatult kõigist, kes sellega seotud võivad olla. Vt. nt. <https://uk.wikimedia.org/wiki/Whistle-blowing_Policy>

Aruandele vastamine

Kogukonna teavitamiseks esitatud soovitustest ning WMEE juhatuse poolt kooskõlastatud tegevustest soovitatakse käesolevate soovituste kokkuvõte avaldada WMEE uudiskirjas ning käesoleva eksperthindamise aruanne avaldada metas, nii et rahvusvahelisel kogukonnal oleks võimalik see juhtumianalüüside hulka lisada.

Protsessi käigus saadud õppetunnid

Tehnika

Tehnika oli suureks probleemiks. Umbes 25% hinnangu koostamise ajast kulus katkenud Skype’i-ühendusega maadlemisele, Google Hangouti ning Apple’i lauaarvutist (millel Hangout OSX-is ei töötanud) Windowsiga sülearvutile üle kolimisele. Õppetund seisneb siin selles, et kuigi virtuaalne koosolek aitab säästa reisimisele kuluvat aega, kaasneb selle korraldamisega lisanduv ajakulu ning mõistliku ettevaatusabinõuna on hea, kui igasuguse kasutatava tehnika jaoks on olemas ka varuvariant.

Küsimustikud

Pika vastastikuse eksperthinnangu küsimustiku kasutamisest oli palju kasu. Pealkirjade ja küsimuste kasutamine diskussiooni lähtepunktina, mitte raamidena, aitas arutelule kaasa ning võimaldas suhteliselt lühikese ajaga katta piisaval hulgal erinevaid küsimusi.

Keel

Eestikeelsed dokumendid polnud kaugeltki nii suureks probleemiks kui kardetud, kuigi see kahandas mõnevõrra eelneva “paberite ekspertiisi” väärtust. Hinnangu andmisel oli argumentidena kasutatavatest näidetest küll kasu, kuid see tõestab siiski, et vastastikust eksperthinnangut on võimalik läbi viia ka olukorras, kus mitte kõik allikad ei ole hindaja(te)le loetavas keeles.

Kooskõlastatud soovitused

Järgnevad eksperdihinnangu koostaja soovitused Wikimedia Eestile, lisatud on Wikimedia Eesti kommentaarid.

Alljärgnevad soovitused on mõeldud esitamiseks WMEE juhatusele, kes neile seejärel kontrollitud tegevustega vastab (WMEE juhatuse koosolekute tavapäraste protokollide kaudu, mitte siin). Oleks hea, kui WMEE saaks viidata neid soovitusi puudutavatele tõendusmaterjalidele, mille kaudu saaks jälgida, kas nad on toonud kaasa mingeid tagajärgi ja muutusi poliitikas või on need hiljem juhatuse poolt mingile lühemaajalisele tegevusele tuginedes tagasi lükatud.

S1 Suurendada tasustatud haldustoe osakaalu.

Eksisteerib erinevaid võimalusi valitsusasutustelt grantide taotlemiseks, kuid need nõuavad märkimisväärseid ajalisi ressursse, milliseid vastavate oskuste või kogemusteta vabatahtlikel on raske püsivalt panustada. Oleks ehk mõistlik lisada järgmisele GAC taotlusele ettepanek lisarahade maksmiseks, et hankida selleks tasustatud tuge, enne kui kõik võimalused lõplikult mööda on lastud.

Juhatus on väga väike ning kuigi raamatupidamises kasutatakse mõningast välist tuge, võiks olla kasulik seda laiendada, nii et see hõlmaks ka rohkem dokumendihaldust, näiteks koosolekute seaduse järgi nõutavate protokollide kohest avaldamist ning abi igakuiste finants- ja tegevusaruannete järjepideval avaldamisel, et tagada tegevuse piisav läbipaistvus.

Kommentaar: Nõus. Haruorganisatsiooni juhtimise standardite ja heade tavade järgimiseks on meil sellele vaja kulutada rohkem aega ja energiat ning me ei suuda seda teha ainult juhatusse kuuluvate vabatahtlike abiga. Seetõttu kaalume me oma strateegias tegevuse professionaliseerumist.

S2 Nõustamine vastutuskindlustuse osas.

Juhatuse liikmete vastutus ühingu rahaliste ja materiaalsete vahendite eest jääb kehtima veel mitmeks aastaks pärast juhatusest lahkumist. Hetkel näib see olevat piiramatu. Võimalik, et Eesti seadusandluse alusel on see MTÜ-de puhul normiks, kuid sellest hoolimata oleks mõistlik, kui selles vallas omataks juriidilisi nõuandeid ning mõeldaks sellele, kuidas WMF saaks aidata kaasa sellele, et tulevased grandid omaks professionaalset vastutuskaitset. Eriti oluline on see juhul, kui tulevikus soovitakse värvata palgalist personali, kuna olukorras, kus midagi valesti on läinud - näiteks juhul, kui WMEE vastu on esitatud kahjunõue - võib juhatuse võimu tasustatud personaliliikmele delegeerimise tähenduse osas kiiresti segadus tekkida.

Kommentaar: Seadusandlusest või kohalikust kindlustusturust tulenevalt ei pruugi see võimalik olla või siis võib see osutuda rahaliselt üle jõu käivaks. Siiski kavatseme me vastavaid võimalusi uurida.

S3 Koolituste protokollid.

Juhatuse liikmetele on tehtud koolitusi. Oleks hea, kui EE avalikus vikis oleks lehekülg, mis koolitusi protokolliks; see võiks potentsiaalselt laieneda ka haruorganisatsiooni aktiivsematele vabatahtlikele. Tasuks kaaluda, kas sellest piisab ning kas järgmises granditaotluse eelarves peaks “juhatuse professionaliseerumise” osana selle jaoks olema eraldi rida.

Kommentaar: Nõus. Me vajame kõigi vajalike oskuste väljaarendamiseks koolitusplaani.

S4 Deklaratsioonid.

Avalikus vikis peaks olema avaldatud huvide deklaratsioonid. See aitaks veenda nii kogukonda kui avalikkust, et juhatus tegeleb oma isiklike huvide teadvustamisega ning võimalike tekkivate huvide kontrolli all hoidmisega. Selline hoiak aitaks suurendada kindlustunnet ning oodata juhatuse liikmetelt potentsiaalsete huvide deklareerimist on mõistlik isegi siis, kui hetkel mingeid tegelikke või aktiivseid huvide või lojaalsuskonflikte rahaliste huvidega seoses ei eksisteeri. Sisepoliitika paikapanemisel võiks abi olla WMF-i või WMUK huvide deklareerimise poliitikast. <http://wikimediafoundation.org/wiki/Guidelines_on_potential_conflicts_of_interest>

Kommentaar: Kogukonna väiksusest tulenevalt pole me kunagi seda küsimust arutanud. Siiski oleks ilmselt parem, kui me sellised huvide deklaratsioonid esitaks.

S5 Aruanded.

Kuigi organisatsiooni eelarve on väike, võiks ainult aastaaruande esitamise asemel olla kasulikum hakata nii finants- kui tegevusaruandeid esitama kord kvartalis. Neile linkimine lehel <http://meta.wikimedia.org/wiki/Reports> oleks globaalsele kogukonnale kinnituseks, et WMEE rakendab järjekindlalt oma parimaid praktikaid ning meie eesmärke läbipaistvuse ja avatuse osas. See võib suurendada administratiivkoormust (vt. S1), kuid kvartaliaruandeid oleks lihtne aastaaruande koostamise hõlbustamiseks ühte koondada.

Üheks võimaluseks oleks liikmetele mõeldud uudiskirja põhjal igakuiste kokkuvõtete avaldamine avalike e-kirjadena. Kui need saadetaks ühte Wikimedia avatud meililistidest, oleks nende arhiveeritud versioonidest abi ka organisatsiooni aruannete meta-lehekülje täiendamisel. Need ei pea olema ingliskeelsed.

Kommentaar: Kvartaliaruandeist oleks ka meile endile kasu. Peame vaatama, millised võivad olla sellega seonduvad kulud. Aruandluse seisukohast, ent ka rahvusvahelise läbipaistvuse ning kommunikatsiooni huvides oleks parem, kui me kõik oma aruanded ka inglise keeles avaldaks. Peame kaaluma, kas sellele lisaks on veel midagi, mis (inglise keelest eesti keelde või vastupidi) tõlkimist vajaks ning hindama sellega seonduvaid kulusid.

S6 Juhatuse võimete tasakaalustamine.

Praegune juhatus on väike ning seetõttu puuduvad sellel mitmed vajalikud oskused. Lisaks vajadusel nõustamise eest tasumisele võiks kaaluda ka juhatuse liikmete arvu suurendamist, värvates juhatusse sellest huvitatud professionaale (olgu siis juhatuse liikme või tavalise nõustajana). Juriidilise taustaga inimese leidmine aitaks juhatuse üldist oskuste taset tunduvalt tõsta, kuid sellist inimest ei pruugi organisatsiooni praeguste liikmete ega Eesti Wikimedia kogukonna seas leiduda. Kaaluda tasuks vastavate reklaamide avaldamist kohalikus MTÜ-dega seotud meedias.

Kommentaar: Eesti seadusandluse järgi ei ole tavalistel MTÜ-del juhatust anglosaksi õiguse tähenduses. Meie juhatus ei ole strateegiline organ, vaid WMEE liikmete hulgast valitud tegevjuhtkond. See tähendab, et värvatavad professionaalid peaksid kas liituma WMEE-ga ning läbima valimisprotseduuri või töötama lihtsalt nõustajatena. Teine mudel oleks ilmselt tõenäolisem, kuid juriidilise taustaga professionaali motivatsioon vabatahtliku tööga tegelemiseks võib olla kaheldav.

S7 Tulemuslikkuse aruanded.

Kuigi strateegia eksisteerib hetkel ainult visandina, tasuks sellest kasutusele mõned organisatsiooni missiooniga seonduvad tulemuslikkuse näitajad. Võrdlemisi lihtne oleks aastakoosoleku protsessi osana lisada aastaaruandele näiteks andmed toimunud sündmuste arvu ja külastatavuse kohta, mõju- ning liikmete rahulolu uuringute tulemused. Pikaajaliste trendidena (mitme kuu või aasta perspektiivis) esitatuna võib see märgatavalt hõlbustada hinnangu andmist sellele, kas toetatavad tegevused aitavad täita organisatsiooni eesmärke.

Kommentaar: Jah, mõningaid tulemuslikkuse võtmenäitajaid oleks tõesti tarvis jälgida. See peaks tuginema nii teiste haruorganisatsioonide kui kohalike MTÜ-de kogemustel, kuna Wikimedia haruorganisatsiooni tegevuse tulemuslikkust on kerge segamini ajada kohaliku Wikimedia kogukonna omaga. Kuigi haruorganisatsiooni töö võib ja tõenäoliselt isegi peaks mõjutama kohaliku Vikipeedia artiklite arvu, ei ole nende seos otsene ning nende arvu (ega sarnaseid näitajaid) ei ole võimalik võtmenäitajana kasutada.

S8 Lokulöömine (whistleblowing).

Nii üldise hea tava mõttes kui ettevalmistusena personali palkamisele oleks kasulik omada selget lokulöömise poliitikat või protsessi. Sellega oleks tagatud, et nii tavakodanikel, WMEE liikmetel kui personali liikmetel oleks olemas selge, lihtne ja sõltumatu moodus WMEE suhtes tõsiste kaebuste esitamiseks ning nad võiksid olla kindlad, et kaebus registreeritakse, see jõuab juhatuseni ning lahendatakse sõltumatult kõigist, kes sellega seotud võivad olla. Vt nt <https://uk.wikimedia.org/wiki/Whistle-blowing_Policy>

Kommentaar: Seni on kõiki probleeme arutatud sisemises meililistis või eestikeelse Vikipeedia arutelulehekülgedel. Professionaliseerumise puhul on meil kindlasti vaja selgemat poliitikat.

Aruandele vastamine

Kogukonna teavitamiseks esitatud soovitustest ning WMEE juhatuse poolt kooskõlastatud tegevustest soovitatakse käesolevate soovituste kokkuvõte avaldada WMEE uudiskirjas ning käesoleva eksperthindamise aruanne avaldada metas, nii et rahvusvahelisel kogukonnal oleks võimalik see juhtumianalüüside hulka lisada.

Kommentaar: Arutame võimalikke viise selle avaldamiseks.

Protsessi käigus saadud õppetunnid

Tehnika

Tehnika oli suureks probleemiks. Umbes 25% hinnangu koostamise ajast kulus katkenud Skype’i-ühendusega maadlemisele, Google Hangouti ning Apple’i lauaarvutist (millel Hangout OSX-is ei töötanud) Windowsiga sülearvutile üle kolimisele. Õppetund seisneb siin selles, et kuigi virtuaalne koosolek aitab säästa reisimisele kuluvat aega, kaasneb selle korraldamisega lisanduv ajakulu ning mõistliku ettevaatusabinõuna on hea, kui igasuguse kasutatava tehnika jaoks on olemas ka varuvariant.

Kommentaar: Tulevikus võiks olla mõistlikum, kui hinnangu arutelus osalejad seaksid üles sõltumatud tagavarakanalid - Skype/Google Hangout, Mac/Windows, Google Docs/Etherpad...

Küsimustik

Pika vastastikuse eksperthinnangu küsimustiku kasutamisest oli palju kasu. Pealkirjade ja küsimuste kasutamine diskussiooni lähtepunktina, mitte raamidena, aitas arutelule kaasa ning võimaldas suhteliselt lühikese ajaga katta piisaval hulgal erinevaid küsimusi.

Kommentaar: Haruorganisatsioonide halduskoormuse vähendamiseks oleks parem, kui meie vastastikust eksperthinnangut saaks rakendada ka teised liikumise osad. Põhilisteks osapoolteks oleks siin FDC ja GAC. Kui hinnanguprotseduuri struktuuri õnnestuks mõnevõrra formaliseerida, nii et see hõlmaks nii paindlikke kui FDC ja GAC poolt välja pakutud osi, oleks neist grandi taotlemise protsessis haruorganisatsiooni suutlikkuse hindamisel rohkem abi.

Keel

Eestikeelsed dokumendid polnud kaugeltki nii suureks probleemiks kui kardetud, kuigi see kahandas mõnevõrra eelneva “paberite ekspertiisi” väärtust. Hinnangu andmisel oli argumentidena kasutatavatest näidetest küll kasu, kuid see tõestab siiski, et vastastikust eksperthinnangut on võimalik läbi viia ka olukorras, kus mitte kõik allikad ei ole hindaja(te)le loetavas keeles.

Kommentaar: Kuigi pelgalt dokumentide olemasolu ja struktuuri põhjal on juba võimalik nii mõndagi ära öelda, oleks parem, kui rohkem dokumente oleks esitatud hinnangu andjale arusaadavas keeles. Haruorganisatsioonid võiksid enne hindamist otsustada, milliseid dokumente nad sooviksid lasta ära tõlkida ning võib-olla isegi eraldada vahendeid professionaalse tõlke tellimiseks, kuna head vabatahtlikku tõlkijat ei pruugi alati käepärast olla ning me peaksime püüdma juriidilistes ja majandusterminites tõlkevigu vältida.

Aeg

Kommentaar: Ajagraafiku kokkuleppimisel tekkis väike segadus arutelu kellaajaga seoses. kuna Wikimedia haruorganisatsioonid asuvad erinevates ajavööndites, tuleks ajagraafik eelnevalt täpselt kokku leppida, et vältida mitmetimõistetavusi ja vigu. Samuti tuleks enne kõne algust arutada selle tegelikku pikkust, kuna erinevatel juhtudel võib see märkimisväärselt erineda.

Juriidilised küsimused

Kommentaar: Vastastikuse eksperthinnangu puhul võib väga suure tõenäosusega tekkida küsimusi, mida erinevates õigusruumides, sh hinnangu andja ja selle objektide omas erinevalt lahendatakse (WMEE/WMUK puhul oli selliseid küsimusi vähemalt kaks). Selliste probleemide tuvastamiseks peaks mõlemad osapooled neid silmas pidama ning võrdlusvõimaluse loomiseks uurima mõlemas õigusruumis kehtivat vastavat seadusandlust. Mõningate haruorganisatsioonide ja probleemide puhul tasuks sellesse nii ettevalmistusfaasis kui hinnangujärgses diskussioonis sellesse kaasata haruorganisatsiooni juriidilist konsultanti.