2020.7.1: WD töövõtuleping, personaliküsimused, juhatuse rollid, avatud kiri rebrändimise kohta (1. juuli 2020)

Juhatuse koosolek 1. juuli 2020 @Wikimedia Meet

  • Osalesid: Märt, Eva, Teele, Ursula
  • Protokollis: Ursula
  • Päevakorra kavand: T256489
  • Algus ja lõpp: 18.30‒19:45

Juhatuse otsused koosolekute vahelisel ajalRedigeeri

Meediakulutuste määra osas leppisime provisoorselt kokku, et 10 eurot reklaamile kuus võib esialgu kulutada, aga teema tuleb täpsemalt arutlusele üldise meediaplaani raames.

Wikidata juhendmaterjalide ja muuseumiresidendi töövõtulepingudRedigeeri

Wikidata juhendmaterjalide koostamise töövõtulepingu saab pärast täiendusi sõlmida, Märt täiendab, Eva allkirjastab 2. juulil.

Muuseumiresidendi lepinguga on seis segane. Algne kandidaat loobus. Meie eeltöö on toores. Muusueumikoostöö projektijuht paneb kirja oma ettekujutuse meie pakkumiste assortiist muuseumidele, juhatus täpsustab, mida lepingus näha tahab, otsime uusi kandidaate. Lisaks neile kahele on Digikultuuriaasta koostöö raames plaanimisel kolmas töövõtuleping (suhtlus kohalike omavalitsustega).

Personaliga tegelemine, juhatuse rollid, lepingudRedigeeri

Töö on ajamahukas, kuidas korraldada? Phabricator on vahendina hea, kui seda korralikult täita, aga harjumata silmal on raske ülevaadet saada. Märt on nõus tegema soovijatele Phabricatori koolitust.

Otsustati roteerida personalijuhi rolli juhatuses esialgu kuu kaupa, et vältida ülekoormust ja hoida rohkem kui üks juhatuse liige kursis. Teele alustab juulis-augustis, Ursula loodetavasti saab septembris aru, kuidas asi käib. Personalijuhi töö sisu: personali lepingute allkirjastamine, nädalakoosoleku ettevalmistamine, Phabricator, lüli töötajate ja juhatuse vahel, üks koosolek töötajatega nädalas. Mõõdik: kas on selge, mis sel nädalal toimus, kas töö sai tehtud, kas töötajatel on järgmise nädala töö teada, kas on vaja täiendavat abi.

Juhatus peaks otsustama oma rollid ja vastutused ning kes asendab, kui on vaja. Slackis on vaja formaalsemat otsustamise korda, otsuse vormistamise reeglit vms, et otsused ei upuks chativoogu ära. See, kes otsuse algatas, peaks vormistama korralikult ära. Kuidas liikmed juhatuse koosolekust teada saavad? Slack ja Phabricator, aga kõik ei käi seal, vaja ka meililisti saata. Kord kuus MTÜ teataja kujul ülevaatlikku infot edastada oleks sobiv intervall, samas on ülevaated sotsmeedia postitustest ja üleskutsed nende levitamiseks ja laikimiseks pigem nädalase intervalliga nagu ka nädalakoosoleku teavitus. Vajab kommuniaktsioonijuhiga täpsustamist, mis vormis mis sisekommunikatsiooniks mõeldud infot on mõtet koostada ja edastada, sh ühtlasi esitada avalikus blogis, et kõik saaks vajaliku info ja oleks võimalikult vähe topettööd.

Märt koostab veebikujunduse tellimuse lähteinfo ja hõikab kujundajate kanalites välja, et otsime teostajat.

Pangaülekandeid kinnitavad Eva ja Nicolas, see jääb praegu samaks.

Ühingu infomeili hakkab lugema kommunikatsioonijuht, vastavalt vajadusele vastab, edastab.

Juhatuse liikme lepingud peaks olema, kohustab millekski. Märt arvab, et võiks pigem juhendada juhatuse liige olema. Eva uurib välja, mida tähendab punkt "2.2 Juhatuse liikme varalised õigused oma loomingulise töö resultaatidele, mis on loodud ühingu huvides Juhatuse liikme kohustuste täitmisel, kuuluvad ühingule."

Juhatuse rollid ja töökord tulevad uuesti päevakorda järgmisel koosolekul.

Juhatuse füüsiline/strateegia koosolekRedigeeri

Strateegiakoosolek võiks olla sügisepoole augustis. Vikipeedia sünnipäeva jms pidusid WMF korraldada ei luba, aga juhatus peab oma tööd tegema. Kuna meil on eelmisest aastast üleval struktuurimuutusi jpm, siis on see koosolek pakiline, mh ka COVID-19 tõttu toimunud muutuste tõttu juba selle aasta plaanides ja eelarves. Oluline on koosolek sisuliselt ette valmistada.

Wikimedia brändimimsküsimusedRedigeeri

Märdi hinnangul võtab Wikimedia ja Wikipedia omavahelise seose seletamine kommunikatsioonis ülemäära aega, samas arutelu brändide üle on kestnud palju aastaid. Osa juhatust pooldab olemasoleva avaliku kirja (mis nõuab rebrändimise protsessi peatamist) allkirjastamist, osa ühingu oma seisukohtade vormistamist, kuid ühiste seisukohtade sõnastamine pole lihtne.

Märt uurib, mis alustel jätkata kuudeks toppama jäänud "Kui viki oled sina?" kujunduse litsentsimise läbirääkimistega, Eva kinnitab, et meil pole midagi teha kujundusega, mis ei ole CC BY-SA litsentsiga ja mida me ei saa Commonsisse üles laadida ja mis ei sobi vikikogukonna ja selle väärtustega. Märt ütleb, et annab muuseumikoostöö projektijuhile üle, kui ei saa kujundajalt positiivset tagasisidet viimati saadetud meeldetuletavale lepituskirjale.